Afspraken plannen: bottleneck
Veel bedrijven onderschatten hoeveel tijd afspraken plannen kost. Typische situaties die we vaak zien:
- heen-en-weer mailen om een moment te vinden
- agenda’s die niet gesynchroniseerd zijn
- dubbele boekingen
- klanten die moeten bellen om een afspraak te maken
- leads van je website die nooit een gesprek inplannen
Het probleem zit vaak niet in de agenda zelf. Iedereen gebruikt wel Google Calendar of Outlook. Het probleem zit in de stap tussen interesse en afspraak.
Een bezoeker komt op je website, leest over je dienst… en moet dan nog mailen om een gesprek te plannen. Daar verlies je vaak leads. Een planningtool haalt die frictie weg.
Wat is Qloq?
Qloq is een online afsprakenplanner. Het idee is simpel. In plaats van mails te sturen, kunnen klanten zelf een afspraak boeken in jouw agenda.
De tool koppelt met je kalender (bijvoorbeeld Google Calendar of Outlook) en toont alleen de momenten waarop je beschikbaar bent.
De klant kiest een tijdslot, vult zijn gegevens in en de afspraak staat meteen in je agenda.
Zo simpel kan het zijn.
De werking van Qloq bestaat eigenlijk uit drie grote onderdelen:
- je agenda koppelen
- beschikbaarheid instellen
- klanten laten boeken
Daar rond zitten nog extra functies zoals:
- automatische bevestigingsmails
- herinneringen voor afspraken
- integratie met meetingtools
- planninglinks delen via website of mail
Maar dat leg ik hieronder even uit hoe het eruitziet voor je klanten.
Werking van Qloq
Ik zal misschien eerst even kort schetsen hoe het intern werkt. Uiteraard moet je Qloq aan je agenda koppelen. De tool leest dan wanneer je al afspraken hebt. Die momenten worden automatisch geblokkeerd. Zo vermijd je dubbele boekingen.
Daarna bepaal je wanneer klanten afspraken mogen boeken.
Vervolgens maak je afspraaktypes. Bijvoorbeeld:
- kennismakingsgesprek
- adviesgesprek
- online demo
- support call
Voor een installateur is het bijvoorbeeld:
- Inspectie ter plaatse
- Onderhoud ketel
- Onderhoud warmtepomp
- ...
Elke afspraak kan zijn eigen duur hebben. 15 minuten, een uur, twee uur, ...
Qloq op je website
Als marketingbureau bekijken wij het ook altijd vanuit de optiek van de klant. Dus dat gaan we hier even doen: het bekijken als een klant. Stel: je zit op een website en je wil een afspraak maken.
Eerst moet je een optie kiezen. Dat kan een type afspraak zijn die jij zelf invult. Afhankelijk van het type (in mijn geval: uitbreiding) duurt iets langer of korter en is er dus ook een andere prijs.
De volgende stap vind ik geweldig, mensen kunnen kiezen hoe dringend hun afspraak is en dan kan jij er verschillende prijzen aan koppelen. Niet altijd interessant, maar wel bijvoorbeeld voor techniekers.
Afhankelijk van je dringendheid, moet je eerst een dag kiezen.
Als je een dag koos, kan je een uur kiezen.
Finale check-up:
Dan krijg je een bevestiging:
Je krijgt er een mail van en een Whatsapp-bericht.
Dus qua communicatie kan dat wel tellen.
Planningtools worden populairder
Planningtools bestaan al een tijdje. Toch zien we dat veel bedrijven ze pas recent beginnen gebruiken. De reden is simpel: websites worden steeds meer verkoopkanalen.
Een website is niet alleen een online brochure. Het is vaak het eerste contactmoment met een potentiële klant. En daar wil je zo weinig mogelijk frictie.
Een planner helpt daarbij.
Typische voordelen:
- Tijd besparen
Geen mails meer om momenten af te stemmen. - Meer afspraken
Bezoekers kunnen meteen boeken wanneer ze interesse hebben. - Betere klantervaring
Klanten kiezen zelf een moment dat voor hen past. - Minder no-shows
Automatische herinneringen helpen daarbij. - Meer leads via je website
Een planner werkt vaak beter dan een contactformulier.
Is QLOQ beter dan Calendly?
QLOQ is niet de enige planningtool. Veel ondernemers kennen vooral Calendly. Dat is een van de bekendste tools. Beide doen ongeveer hetzelfde:
- afspraken plannen
- agenda synchroniseren
- automatische bevestigingen
Toch zijn er verschillen, voornamelijk hoe ze inspelen met locaties.
Als je twijfelt tussen verschillende tools, lees dan ook onze vergelijking tussen Calendly en QLOQ. Daar bekijken we wanneer welke tool het best werkt voor een KMO.
